この記事の要点
- マンション理事会は、管理規約や総会の決議に基づき、管理組合の業務執行について審議・決定する組織
- 理事会は、議題や資料の準備、当日の審議・決議、議事録の作成という流れで進める
- 管理会社に任せきりにせず、役員間で役割を分担して情報共有することが円滑な運営につながる
初めて管理組合の役員になると、理事会で何を話し合い、どのような流れで進めればよいのかわからないこともあるでしょう。
マンション理事会は、マンション管理に関するさまざまな事項を審議・決定する重要な組織です。
円滑に運営するには、理事会の役割を理解したうえで、開催前の準備から終了後の記録まで計画的に進める必要があります。
この記事では、マンション理事会の役割や基本的な運営方法、管理会社との役割分担、円滑に進めるポイントを解説します。
マンション理事会とは
マンション理事会とは、管理組合の業務を進めるため、理事によって構成される組織です。
国土交通省の「マンション標準管理規約（単棟型）」第51条では、理事会の構成や職務について次のように示されています。
理事会は、理事をもって構成する。
２ 理事会は、次に掲げる職務を行う。
一 規約若しくは使用細則等又は総会の決議により理事会の権限として定められた管理組合の業務執行の決定
二 理事の職務の執行の監督
三 理事長、副理事長及び会計担当理事の選任及び解任
３ 理事会の議長は、理事長が務める。
つまり、理事会では、管理規約や総会の決議などに基づいて管理組合の業務執行について決定するほか、理事の職務を監督します。
一方、総会は区分所有者によってマンション管理に関する重要事項を意思決定する場です。
理事会と総会には、次のような違いがあります。
| 項目 | 理事会 | 総会 |
|---|---|---|
| 主な参加者 | 理事 | 区分所有者 |
| 主な役割 | 管理組合の業務執行に関する審議・決定 | 管理組合の重要事項に関する意思決定 |
| 主な議題 | 理事会の権限とされている事項 | 管理規約の変更など総会決議が必要な事項 |
| 開催 | 必要に応じて開催 | 通常総会・臨時総会など |
理事会だけですべてを決められるわけではなく、総会に諮る必要がある事項もあります。
どこまで理事会で決められるのかは、自分のマンションの管理規約を確認しましょう。
マンション理事会の基本的な運営方法
マンション理事会は、当日の会議だけで完結するものではありません。
開催前に議題や資料を準備し、当日は審議・決議を行い、終了後は議事録や今後の対応事項を整理します。
理事会開催前に議題や資料を準備する
開催前には、理事会で取り上げる議題を整理し、審議に必要な資料を準備します。
たとえば、修繕工事について検討する場合は、工事内容や見積書などを用意します。
管理会社から提案を受ける場合も、内容や費用を比較・検討できる資料があると判断しやすくなります。
また、議題や資料は事前に各理事へ共有しておくことが大切です。
当日に初めて内容を確認するよりも、それぞれが事前に把握しておくことで審議を進めやすくなります。
「報告する事項」と「理事会で判断する事項」を分けておくと、当日の進行もスムーズです。
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理事会当日は議題に沿って審議・決議する
理事会当日は出席状況を確認し、あらかじめ決めた議題に沿って審議します。
このとき注意したいのが、理事会を開催・決議するための要件です。
国土交通省の「マンション標準管理規約（単棟型）」第53条では、次のように示されています。
理事会の会議（WEB会議システム等を用いて開催する会議を含む。）は、理事の半数以上が出席しなければ開くことができず、その議事は出席理事の過半数で決する。
ただし、これはマンション標準管理規約における規定です。
実際に理事会を開催するときは、自分のマンションの管理規約で成立要件や決議要件を確認しましょう。
審議では、管理会社から説明を受けるだけでなく、費用や必要性、実施時期などを理事会側でも確認します。
総会での決議が必要な事項であれば、理事会で内容を整理して総会に提出する議案を準備します。
理事会終了後に議事録を作成する
理事会が終わったら、審議した内容や決議結果を議事録にまとめます。
すべての発言を書き起こすのではなく、何について話し合い、どのような結論になったのかが後から確認できるよう整理しましょう。
また、継続して検討する課題や次回までに対応する事項があれば、担当者や対応内容も明確にしておきます。
次回の理事会で進捗を確認しやすくなるほか、役員が交代したときの引き継ぎにも役立ちます。
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マンション理事会と管理会社の役割分担
マンション管理を管理会社へ委託している場合は、理事会との役割分担を把握しておくことが大切です。
管理会社が担当する業務は、管理組合と締結している管理委託契約によって異なります。
理事会の資料準備や議事録案の作成などについて、管理会社のサポートを受けられる場合もあります。
まずは管理委託契約書を確認し、どの業務を管理会社へ委託しているのかを把握しておきましょう。
また、管理会社から修繕工事や契約変更などの提案を受けた場合も、理事会で内容や費用、必要性を確認することが重要です。
一方で、役員だけですべての実務を抱える必要もありません。
管理会社に依頼する業務と理事会が判断する事項を整理し、それぞれの役割を明確にすると、役員の負担を抑えながら運営しやすくなります。
マンション理事会を円滑に運営するポイント
理事会を円滑に運営するには、限られた時間で必要な事項を審議できるように準備することが大切です。
役員同士の情報共有や役割分担も意識しましょう。
議題と資料を事前に共有する
理事会当日に初めて資料を確認すると、内容を把握するだけで時間がかかり、十分に審議できない可能性があります。
議題と資料は事前に共有し、各理事が確認できる状態にしておきましょう。
また、「報告のみの事項」と「今回の理事会で判断する事項」を整理しておくと、審議の優先順位も明確になります。
判断材料が不足している場合は、開催前に管理会社などへ追加資料を依頼しておくことも大切です。
役員間で役割を分担する
理事長だけに業務が集中すると負担が大きくなり、理事会を継続的に運営することが難しくなる可能性があります。
理事長や副理事長、会計担当理事など、それぞれの役割に応じて業務を分担しましょう。
管理会社へ委託している業務についても整理しておけば、役員が対応する必要のない実務まで抱え込むことを防げます。
また、理事会終了時には、次回までに対応する事項について担当者を決めておくと、業務の停滞を防ぎやすくなります。
決定事項や課題を記録して引き継ぐ
マンションによっては、輪番制などで定期的に役員が交代します。
役員が変わるたびに過去の経緯がわからなくなると、以前と同じ内容を再び検討したり、対応が途中で止まったりする可能性があります。
議事録だけでなく、見積書や修繕に関する資料、継続して検討している課題なども整理しておきましょう。
「すでに決まっていること」と「今後検討すること」がわかる状態にしておけば、次の役員にもスムーズに引き継げます。
よくある質問（FAQ）
マンション理事会では何を決められますか？
一方、管理規約の変更など、総会での決議が必要になる事項もあります。
具体的にどこまで理事会で決められるかは、自分のマンションの管理規約を確認しましょう。
マンション理事会はどのくらいの頻度で開催しますか？
審議する事項やマンションの管理状況などに応じて開催します。
管理規約にルールが定められている場合もあるため、あわせて確認しましょう。
マンション理事会の運営を管理会社に任せてもよいですか？
資料準備などのサポートを受けられる場合もありますが、提案内容や費用などは理事会側でも確認することが大切です。
管理委託契約書を確認し、管理会社と理事会の役割を整理しておきましょう。
マンション理事会の議事録は必要ですか？
決議内容だけでなく、審議の経過や継続して検討する事項などもわかるように整理しておくことが大切です。
具体的な作成・保管方法は、自分のマンションの管理規約を確認しましょう。
マンション理事会は役割分担して円滑に運営しよう
マンション理事会は、マンション管理に必要な事項を審議し、管理組合の業務を進める重要な組織です。
円滑に運営するためには、開催前に議題や資料を準備し、当日は必要な事項を審議・決議したうえで、終了後に議事録や対応事項を整理することが大切です。
また、理事長だけに負担を集中させたり、管理会社へ任せきりにしたりせず、それぞれの役割を明確にしましょう。
役員同士で情報を共有し、決定事項や課題を次の役員へ引き継げる状態を整えることが、継続的で円滑な理事会運営につながります。
